Die richtige Enterprise Content Management Software auswählen

Immer mehr Unternehmen setzen bei der Zusammenführung von strukturierten, schwach strukturierten und unstrukturierten Informationen auf sogenannte Enterprise Content Management Systeme (ECM). Diese verwenden Methoden, Techniken und Werkzeuge, um Inhalte zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, aufzubewahren und bereitzustellen. Mittlerweile gibt es eine Reihe an Softwareunternehmen, die solche Lösungen anbieten. Doch ECM-System ist nicht immer gleich ECM-System. Es gibt diverse Unterschiede zwischen den einzelnen Softwares. Du hast ein Unternehmen und möchtest Struktur in Deinen Content bringen? Wir helfen Dir dabei, Dich für die passende ECM-Lösung zu entscheiden.

Unterschiede zwischen einzelnen ECM-Systemen

ECM-Systeme sind an sich in der Lage alle Funktionen des ECM`s in einer Applikation zu kombinieren. Jedoch gibt es auch solche Systeme, die nicht alle, sondern nur bestimmte Komponenten abdecken. ECM-Lösungen gibt es also in den verschiedensten Varianten und mit den unterschiedlichsten Formen. So enthalten einige nur einzelne Programmmodule, Subsysteme oder Baukästen, andere sind geschlossene Komplettlösungen und wieder andere sind als sogenannte Suite integriert. Welche für Dein Unternehmen oder Deine Zwecke die richtige Lösung ist, liegt letztendlich daran, welche Funktionen Du zwangsläufig benötigst. Weitere Informationen zum Thema ECM und den einzelnen Komponenten findest Du unter https://www.ser.de/themen/was-ist-ecm.html.

Analysephase – Welche Funktionen des ECM Systems brauchst Du?

Bevor Du Dich für eine ECM-Software entscheidest, solltest Du bestimmte Planungsschritte einhalten, um das für Deinen Nutzen passende System zu finden. Beauftrage hierzu entweder einen Mitarbeiter oder kümmere Dich je nach Größe Deines Unternehmens selbst darum. Zunächst sollten in einer Zieldefinition die Ziele festgehalten werden, die mit dem ECM-System erreicht werden sollen. Zudem ist es wichtig, die Anforderungen an das System genau zu spezifizieren. Braucht Dein Unternehmen wirklich sämtliche Funktionen oder genügen einzelne Baukästen? Parallel zur Definition der Ziele und Anforderungen sollten die Features potenziellen Systeme eingeholt werden. Nachdem Du die Analysephase abgeschlossen hast, solltest Du die Ergebnisse noch einmal übersichtlich und strukturiert in einem kurzen und prägnanten Gutachten zusammenfassen. Diese Entscheidungsvorlage macht es Dir leichter, die richtige ECM-Lösung auszuwählen. Hast du Dich für einen Hersteller entschieden, geht es alsbald daran, einen Projektplan für die Einführung in Deinem Unternehmen zu erstellen, damit ein reibungsloser Übergang gewährleistet wird.

ECM-Speziallösung oder Komplett-Suite?

Leider kann nicht genau bestimmt werden, ob eine Komplett-Suite oder eine ECM-Speziallösung der bessere Lösungsansatz ist. Beide Varianten haben sowohl ihre Vor- als auch Nachteile. Komplett-Suiten besitzen meistens den Vorteil eines geringeren Integrationsaufwandes, da der Hersteller ausschließlich Produkte aus dem eigenen Haus verwendet. Jedoch ist dadurch auch die Auswahl an den verschiedenen Software-Produkten und Möglichkeiten stark eingeschränkt. Unternehmen mit anspruchsvolleren Projekten setzen aus diesem Grund auf die sogenannten ECM-Speziallösungen, die in jedem Bereich für eine bestmögliche Umsetzung stehen. Dieser Anspruch bringt allerdings eine sehr aufwendige und auch teure Integration mit sich. Um einen größeren Nutzen durch ECM-Systeme zu erzielen, kombinieren viele Unternehmen beide Lösungsansätze miteinander. Nach dem Kauf und der Integration einer Komplett-Suite eines renommierten Herstellers wird diese mithilfe von Speziallösungen ergänzt und aufgewertet.

Welches ECM-System letztendlich das richtige für Dein Unternehmen ist, hängt ganz von Deinen Bedürfnissen ab. Überlege vorab ganz genau, welche Funktionen Du wirklich benötigst, ehe Du Dich für eine Lösung entscheidest. Eine gut durchdachte Analysephase ist der beste Weg um die beste ECM-Software zu finden.