Zum papierlosen Büro gehört auch die digitale Verwaltung von wichtigen Dokumenten. In kleinen Unternehmen ist es möglich, auch mit einer gut durchdachten Ordnerstruktur in einer Cloud die Übersicht zu behalten. Doch ab einer bestimmten Größenordnung kann das sehr unübersichtlich werden. Das ist genau der Zeitpunkt, an dem sich die meisten Unternehmer nach einem leistungsstarken DMS umsehen.
Was ist ein DMS?
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Gemeint ist damit eine Software, die dazu in der Lage ist, die unterschiedlichsten Schriftstücke digital zu verwalten.
Das heißt, Dokumente wie beispielsweise Rechnungen, Verträge, aber auch wichtige E-Mails werden mit Schlagworten versehen und dann in dem System archiviert. Das hat den großen Vorteil, dass sie dadurch sehr einfach aufgefunden werden können, indem einfach die entsprechenden Suchwörter bei der Suche in die Suchmaske eingegeben werden.
Die digitale Verwaltung der Dokumente ist der Schlüssel zum ortsunabhängigen Arbeiten
Im Zuge der Corona-Pandemie hat das Thema Home-Office enorm an Bedeutung gewonnen. Und es scheint sich dabei nicht nur um einen kurzfristigen Trend, sondern um eine langfristige Entwicklung zu handeln. Denn sowohl Unternehmer als auch Angestellte haben die Vorteile erkannt, die die Arbeit von zuhause mit sich bringen kann.
Ein großes Problem dabei ist jedoch der Zugriff auf wichtige Unterlagen von zuhause aus. Mit einem DMS ist diese Herausforderung schnell bewältigt. Denn egal, ob man sich in der eigenen Wohnung, in einem Café oder direkt an der Arbeitsstätte befindet: Die Dokumente können von jedem Ort der Welt eingesehen werden, wenn die entsprechende Berechtigung dafür vorhanden ist.
Der wichtigste Schritt ist die Entscheidung für ein DMS
Viele Unternehmen schrecken vor der Einführung eines DMS zurück, weil sie befürchten, dass damit ein hoher Arbeitsaufwand verbunden ist. Doch das ist nicht zwingend der Fall. Denn schließlich müssen nicht alle Dokumente aus der Vergangenheit sofort in das DMS integriert werden.
Am einfachsten ist es, wenn die Umsetzung Zug um Zug in mehreren Projektschritten erfolgt, für die es jeweils ein eigenes Ziel gibt. Der Aufwand amortisiert sich in den meisten Fällen sehr schnell durch die Zeit, die beim Suchen nach entsprechenden Schriftstücken künftig gespart werden kann.
Oftmals werden durch die Einführung auch noch Kosten eingespart, weil Lagerflächen nicht mehr benötigt werden.
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