Lohnkostenabrechnung online erstellen mit geeigneter Software

Fast jedes Unternehmen hat einmal klein gestartet. Oft handelt es sich bei Start-Up um Betriebe, wo es nur den Geschäftsführer gibt. Doch jeder Unternehmer träumt vom großen Erfolg, von der Expansion. Irgendwann ist man an einem Punkt angelangt, wo man merkt dass der gesamte Arbeitsaufwand nicht mehr alleine zu bewältigen ist. Spätestens dann ist der Zeitpunkt gekommen, sich nach kompetenten Mitarbeitern umzusehen, die bei verschiedenen Arbeitsabläufen unterstützen und dem Chef einige Tätigkeiten abnehmen. Dem Personal gegenüber hat der Unternehmer Verpflichtungen gegenüber. Neben der Einhaltung der arbeitsgesetzlichen Bestimmungen gehört dazu auch, Lohnabrechnungen zu erstellen und diese dem Mitarbeiter auszuhändigen.

Grundlageninformationen zu Lohnabrechnungen

Wer vollständige Lohnabrechnungen ausstellen möchte, muss sich zunächst einmal damit befassen, was diese enthalten müssen. Klar, der Brutto- und Nettobetrags ist selbstverständlich, aber auch Detailangaben über die Differenz sind erforderlich. Schließlich haben sowohl der Dienstgeber als auch der Arbeitnehmer erhebliche Abgaben zu leisten, die in der Lohnverrechnung erfasst werden müssen. In der Regel erfolgt die Abrechnung monatlich. In dem Dokument muss für alle Beteiligten genau nachvollziehbar sein, woraus sich der Lohn zusammensetzt. Neben dem Arbeitgeber und Angestellten ist die Lohnabrechnung auch für das Finanzamt relevant. Die Verpflichtung, eine Lohnabrechnung zu erstellen, ist im §108 der Gewerbeordnung festgelegt. Fällig wird sie bereits ab dem ersten Mitarbeitern. In Großunternehmen gibt es dafür meistens eine eigene Verrechnungsstelle, die sich ausschließlich mit diesem Thema befasst. Klein- und Mittelbetriebe übergeben die Lohnverrechnung oft einem Steuerberater. Doch die Leistungen der Kanzlei kosten Geld. Die Lohnabrechnung auszulagern, kann das Budget gerade in der Anfangsphase einer Firma enorm strapazieren. Viele Startups und Kleinbetriebe entscheiden sich daher, die Lohnabrechnung selbst in die Hand zu nehmen. Dazu gibt es hilfreiche Software, die es auch Laien möglich macht, Löhne korrekt zu verrechnen und alle Abgaben gemäß der gesetzlichen Anforderungen darzustellen.

Wichtige Angaben auf der Lohnabrechnung

Der Gesetzgeber sieht vor, dass eine korrekte Lohnabrechnung in einem bestimmten Format erstellt werden muss, das alle relevanten Angaben zum Arbeitgeber und zum Mitarbeiter enthält. Unter anderem sind auf einer Lohnabrechnung folgende Angaben zu finden:

• • Name und Anschrift des Mitarbeiters und des Arbeitgebers
  • Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Steuer ID-Nummer, Versicherungsnummer, Steuernummer des Unternehmens

• Beginn des Beschäftigungsverhältnisses (bei Kündigung auch Ende)
• Zeitraum der Abrechnung
• Firmenstempel bzw. Unterschrift

Diese Daten bleiben in den meisten Fällen auf den Lohnabrechnungen der einzelnen Monate gleich. Ändern können sich jedoch die Abzüge, die in Form der Lohnnebenkosten erfolgen. Auf der Lohnabrechnung muss zunächst einmal der Bruttolohn klar ausgewiesen sein. Am Ende des Dokuments kann der Arbeitnehmer klar sehen, was nach den Abschlägen in Form des Nettobetrags ausbezahlt wird. Um auf diese Summe zu kommen, müssen sämtliche Abzüge und Zuschläge korrekt verrechnet werden. Dazu zählen:

• Sozialversicherungsbeiträge des Mitarbeiters
• Steuern (z.B. Lohnsteuer)
• Persönliche Abzüge
• Sachbezüge
• Zuschläge für Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit
• Beiträge des Arbeitsnehmers zur betrieblichen Altersvorsorge

Außerdem können dazu noch Kinderfreibeträge, Kirchensteuer und weitere Zuschläge oder Abzüge kommen. Bei der korrekten Lohnverrechnung sind also viele Details zu beachten. Nicht bei jedem Dienstnehmer kommen dieselben Abzüge zur Geltung. Gerade wenn Unternehmen mehrere Personen beschäftigen und diese möglicherweise sogar am Wochenende arbeiten, kann die Abrechnung kompliziert werden. In Fällen, wo jeder Mitarbeiter monatlich genau dasselbe Gehalt bekommt, mögen einfache Tabellen ausreichen, die man sich im Internet herunterladen kann. Bei komplexen Aufgabenstellungen hingegen lohnt es sich, in eine spezielle Abrechnungssoftware zu investieren. Diese kostet zwar Geld, allerdings spart man sich die hohen Kosten, die eine Auslagerung zu einem Steuerberater verursacht. Wichtig ist zu wissen, dass man bei einer nicht korrekten Lohnverrechnung auch bestraft werden kann. Die Software ist in meistens sehr übersichtlich aufgebaut und kann auch von Personen mit wenig betriebswirtschaftlichen Vorkenntnissen gut verwendet werden.

Die Lohnnebenkosten – ein weiterer wichtiger Punkt für Unternehmer

Auf dem Dokument, das jeden Monat an den Mitarbeiter ausgehändigt wird, sind nur jene Abgaben zu sehen, die der Dienstnehmer selbst leisten muss. Jedoch geht die Lohnverrechnung noch weit darüber hinaus, weil der Arbeitgeber gesetzlich ebenfalls zur Zahlung von Abgaben verpflichtet ist. Die sogenannten Lohnnebenkosten enthalten Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung. Somit muss der Unternehmer nicht nur den Nettobetrag an den Angestellten überweisen, sondern auch diverse Zahlungen an Behörden und Sozialversicherungen leisten. Aktuell müssen Firmen für jeden in Vollzeit angestellten Mitarbeiter ungefähr 21 Prozent des Bruttogehalts als Beiträge zur Sozialversicherung bezahlen. Die genauen Summen sind durch das Bruttogehalt festgelegt. Mit Ausnahme der Unfallversicherung tragen Dienstgeber und Mitarbeiter die Sozialversicherungsbeiträge jeweils zur Hälfte. Die genauen Beiträge werden vom Staat regelmäßig angepasst und richten sich nach der festgelegten Beitragsbemessungsgrundlage.

Fazit

Expandierende Firmen, die Mitarbeiter anstellen möchten, sollten sich schon früh mit dem Thema Lohnverrechnung auseinandersetzen. Immerhin ist man gesetzlich dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter und auch dem Finanzamt korrekte Abrechnungen vorzulegen, die alle Abgaben, persönliche Daten und den Brutto- und Nettobetrag enthalten. Wichtig ist, vor der Einstellung von Personal auch zu bedenken, dass Lohnnebenkosten zu bezahlen sind.