Was wird später über 2020 in den Chroniken stehen? Neben der denkwürdigen Wahl des Präsidenten der Vereinigten Staaten sicher zuallererst die Pandemie, die global zum Problem wurde und viele Opfer forderte.
Damit verbunden gab es aber auch einige Entwicklungen in unserem täglichen Leben, die uns sicher zum Teil erhalten bleiben. Sicher wird 2020 auch als Jahr des Durchbruchs von digitalen Konferenzen im beruflichen aber auch im privaten Bereich festgehalten. Denn es ist inzwischen weit verbreitet, sich mit seinen Freunden oder bei Vereinssitzungen, Mitgliederversammlungen etc. an einem virtuellen Ort in einem der vielen Online Konferenz Tools zu treffen. Ich möchte hier die Erfahrungen, die wir dabei gemacht haben, gerne wiedergeben.
Bist Du noch am Telefon oder schon im Video Call?
Ich war 2017 u.a. damit beschäftigt ein Videokonferenz- und Webinar-Tool für ein Unternehmen auszuwählen. Damals war es noch so, dass insbesonder der Zugang und die Kompatibilität sowie Bedienungsfreundlichkeit sehr wichtige Kriterien für ein Online Konferenztool waren. Ist das immer noch so?
Am Anfang der Stay-Home Periode stellte man sich durchaus noch die Frage, in welchem Video-Meeting Tool man sich trifft. Denn fast alle von uns hatten teils negative Erfahrungen erlebt. Mmit dem ein oder anderen Werkzeug war der Zugang nur nach kompliziertem Download möglich. Nicht alle Browser funktionierten gleich gut, manche überhaupt nicht. Man war gewohnt, einfach 15 Minuten vor dem Meetingbeginn sicherzugehen, das alles funktioniert. Auch heute passiert das manchmal noch, insbesondere mit Firmenrechnern, die ja häufig gekapselt sind. Aber dafür gibt es meist die Möglichkeit, sich per Mobiltelefon einzuloggen.
Zugangsprobleme bei Videokonferenzen?
Inzwischen sind die meisten von uns zu Multi-Usern geworden. Webinare und Konferenzen werden zum Alltag, und es sind viele Tools im Umlauf. Ich erhalte fast täglich Einladungen von Geschäftspartnern aber auch Bekannten und Freunden mit völlig unterschiedlichen Tools. Und wir halten fest, dass die meisten Online Konferenz Tools wie Teams, Zoom, Go To Meeting, BigBlueButton oder Bluejeans durchaus sehr ähnlich funktionieren. Man kann sie recht intuitiv bedienen, zumindest was die Basisfunktionen betrifft. Auch die komplizierten Zugänge und Browser Problematik sind seltener geworden, wenngleich ich das durchaus noch erlebe. So behauptete mein Teams beim Zugang gerade wieder, dass mein Teams Account schon anderweitig benutzt werde und ich mich an meinen Administrator wenden soll. Also wandte ich mich an mich selbst, da ich auch der Administrator von meiner eigenen Software bin, führte einige Selbstgespräche und installierte neu. Ich habe anschließend mir selbst auf die Schulter geklopft und an die schönen Zeiten gedacht, als Windows oder MS-DOS mal wieder ohne Grund, aber dafür regelmäßig, abstürzte.
Schnell verbreitet hat sich u.a. das Tool Zoom, wahrscheinlich weiles kostenlos benutzt werden kann und sehr intuitiv ist. Hierzu weiter unten mehr.
Die richtige Ausrüstung zur Videokonferenz
Ich höre immer wieder von Freunden und Kollegen, die sich manchmal 6-8 Stunden am Tage oder sogar länger in Video Konferenzen tummeln. Insbesondere bei den virtuellen stattfindenden Tagungen und Kongressen, die oft Programm für mehrere Tage haben, geht eine schlechte Hardware Ausstattung sehr schnell auf die Nerven und das Wohlbefinden.
Für die kurze Videokonferenz reicht ein Mobiltelefon. Einfach die Zoom App runterladen oder per Webzugang einloggen. Eine gute Bandbreite oder WLAN-Zugang sind dabei jedoch sehr zu empfehlen. Zu Hause oder im Büro ist aber der Einsatz des Laptops oder eines Desktops insbesondere für längere Meetings sinnvoll. Der Desktop Computer und der Laptop lassen sich mit Zusatz PC-Kameras und PC-Mikrofonen fast schon zu einem professionellen Video Studio erweitern.
Die besten PC Kameras
- HD-Videogespräche über Skype und Co: Die Bildwiederholrate von 30 Bildern pro Sekunde sorgt für eine klare, flüssige und kontrastreiche Darstellung
- Klar verständlich: Das integrierte Mikrofon mit Rauschunterdrückung sorgt für eine klar verständliche Stimmübertragung, auch in geräuschintensiven Umgebungen
- Bessere, kontrastreichere Bilder: Bei Videogesprächen und Aufnahmen in lichtschwachen Umgebungen, passt sich die HD-Webcam C270 den Lichtverhältnissen an
- 1080P Full HD Videoanrufe: Egal, ob Sie Ihr Videospiel live auf YouTube übertragen oder eine Videokonferenz mit Ihren Kollegen über Skype abhalten möchten, diese UGREEN PC Kamera unterstützt Sie bei hochauflösenden Videoanrufen in 1080P mit 30 Bildern pro Sekunde.
- Integrierte Mikrofone mit Geräuschunterdrückung: USB Kamera mit Doppelmikrofon zur Aufnahme von natürlichem Stereoton aus bis zu 3 Metern Entfernung. Die digitale 2D Rauschunterdrückungsfunktion hilft Ihnen, Hintergrundgeräusche effektiv zu reduzieren. Genießen Sie klare Gespräche auch in geschäftigen Umgebungen.
- Automatische Lichtkorrektur: Dank der DRC Digital Wide Dynamic Funktion passt die USB Webcam die Farbtemperatur und die Lichtkorrektur automatisch an Ihre Lichtumgebung an. Selbst in dunklen Szenen können helle, kontrastreiche Bilder erzeugt werden.
Bei langen virtuellen Konferenz mach es Sinn, flexible Kameras zu haben, so dass man sich auch einmal stellen kann. Das ist besonders für die Heavy User von Video Konferenzen zu empfehlen.
Die besten PC Mikrofone
- AUDIO IN HOHER AUFLÖSUNG. In dieses Mikrofon ist ein patentierter Audiofilter eingebaut, sodass nur deine Stimme aufgenommen wird. Deine Kollegen & Teamkollegen werden dich mit absoluter Klarheit hören.
- MIKROFON FÜR DEN PROFESSIONELLEN EINSATZ - PERFEKT FÜR DIE ARBEIT VON ZU HAUSE AUS. Das KLIM Talk ist ein sehr vielseitiges USB-Mikrofon, das du für Konferenzgespräche oder mit Freunden über Skype, Zoom, Discord, Slack, Viber, Teamspeak und mehr verwenden kannst. Es funktioniert sehr gut mit Spracherkennungssoftware (Cortana, Dragon Naturally Speaking, Google Docs Voice usw.) Ob du einen Kurs besuchen oder ein Vorstellungsgespräch führst, das KLIM Talk wird all deinen Bedürfnissen gerecht.
- EINFACH und KOMPATIBEL. Du brauchst nur das Mikrofon anzuschließen und es funktioniert! Keine Software zu installieren; nichts zu konfigurieren. Ein einziger Knopf zum Ein- und Ausschalten macht es sehr praktisch, besonders wenn du dich schnell für ein paar Sekunden stumm schalten musst. Kompatibel mit jedem Betriebssystem - Mac OS X, Windows, Linux - und jeder PC-Marke (Apple, Asus, HP usw.). Es ist nicht kompatibel mit der Xbox.
- Doppelkondensatorkapsel-Design mit 24-Bit Soundqualität
- Professionelle Steuerung im Mixer-Stil
- Drei Richtcharakteristika, einschließlich des exklusiven Whisper Modes
Zusätzlich wichtig ist die Beleuchtung, denn nicht alle Videokonferenzen finden bei Tageslicht statt. Es ist nicht gerade vorteilhaft, einen Teilnehmer der Videokonferenz nur schemenhaft zu erkennen, wenn das Gesicht kaum beleuchtet ist. Aber genauso ist es zu vermeiden, zu grelles Licht zu nutzen, dass womöglich direkt in die Kamera gerichtet ist.
Die beste Beleuchtung für Videokonferenzen
Arbeiten mit dem Videokonferenztool Zoom
Da wir inzwischen häufig Zoom nutzen, möchte ich hierzu einige Tipps und Tricks weitergeben.
Zuallererst, Zoom ist kostenfrei. Das war sicher ein Grund, warum es sich in 2020 so rasant verbreitet hat. Der zweite Grund: es ist einfach und fast jeder kommt damit zu recht. Dabei bietet Zoom alle Funktionen, die eine Videokonferenz benötigt, im kostenlosen Paket ist bereits viel enthalten. So können bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig an einer Besprechung teilnehmen. Bildschirmübertragungen sowie das Versenden von Dateien sind auch möglich. Bei Bedarf kannst Du auch die Meetings aufzeichnen, du musst aber die Teilnehmer vorher darauf hinweisen und um Erlaubnis fragen.
Der erste Schritt: Account bei Zoom eröffnen
Man kann ganz schnell einen kostenfreien Account erstellen und natürlich muss man wie heute überall den Account erst per E-Mail bestätigen. Man muss zwar einen Zahlungsmöglichkeit hinterlegen, diese wird aber ohne Bezahl Tarif nicht in Anspruch genommen. Achtung: die kostenfreie Nutzung ist auf 100 Teilnehmer und 40-minütige Meeting beschränkt. Also ca. eine Schulstunde.
Der zweite Schritt: Das erste Zoom Meeting planen
Mit der Funktion „ein Meeting planen“ ganz leicht die erste eigene Video Konferenz erstellen. Eien Sache von 10 Minuten. Dabei ist zu beachten, ob man die Teilnehmer erst in einen Warteraum schickt, aus dem sie dann vom Meeting Administrator, der du automatisch bist, eingelassen werden müssen. Alternativ kannst du einstellen, dass die Teilnehmer gleich eintreten dürfen. Zu Vermeidung von Stress während des Meetings für Dich, empfehlen wir das zweitere, denn nicht alle Teilnehmer sind immer pünktlich.
Zoom generiert dann einen Einladungslink, den du an die Teilnehmer, die du gerne dabeihaben möchtest, versendest. Auch eine Terminanfrage aus Outlook oder anderen Kalendern mit dem automatisch erstellten Einladungstext ist möglich. Du kannst übrigens ein Plugins für Chrome und Outlook installieren um direkt im Kalender Meetings zu planen oder zu starten.
Der Datenschutz und die Sicherheit sind wichtig. Zoom ist inzwischen recht sicher, das war nicht immer so. Bitte lese diese Sicherheitstipps um einen möglichst perfekten Sicherheitsstandard beim Einrichten einer Zoom Konferenz zu erreichen.
Der dritte Schritt: Meeting starten und daran teilnehmen
Bevor das Meeting losgeht, musst du es als Moderator starten. Aus der Sicht der Teilnehmer muss man einfach auf den Einladungslink klicken und wird dann gefragt, ob man es zulässt, dass Zoom auf deinem Computer aktiv wird. Im Hintergrund wird dazu eien kleines Download installiert. Solange du zustimmst, sollte eine Teilnahme gut funktionieren. Bevor du eintrittst kannst du in Ruhe die Kamera einschalten und den Ton testen. So kannst du sicherstellen, das auch alles funktioniert und gut aussiehst. Je nach Einstellung befindest Du Dich eventuell im Warteraum und kannst das Meeting erst durch Aufforderung des Moderators betreten oder Du kommst direkt in das Treffen.
Während des Meetings
Als Moderator (derjenige der das Meeting organisiert hat) kannst Du nun den Teilnehmern erlauben, ihren Bildschirm für alle zeigen zu dürfen oder du kannst sie kollektiv stumm schalten. Auch eine Chatfunktion ist enthalten. Viel weitere Features sind implementiert, am besten probierst du bei einem Meeting in kleiner Runde immer mehr der Funktionen aus.
Noch ein Tipp für die Profis: Zoom lässt es zu, den Hintergrund mit einem Bild selbst zu gestalten ( Das heißt, in eurem Zimmer darf Chaos bleiben, wenn als Hintergrund ein Bild z.B. einer schönen Landschaft gewählt wird. Doch Vorsicht, nicht alle Bilder eigenen sich, das Zoom deine Person vor das Bild projiziert. Bei Bewegungen und ungeeigneten Farben des Hintergrundes wirst du so schnell verschwimmen. Also ausprobieren. Ich habe zum Beispiel völlig unterschiedliche Hintergründe gespeichert: einen Büroraum, einen Coworking Space, aber auch Strand-, Garten- oder Kaffeebilder. So habe ich immer etwas passendes parat.
Bitte beachte: der kostenlose Zoom Zugang ist auf Konferenzen bis 45 Minuten Länge begrenzt. Danach beendet Zoom das Meeting automatisch. Geübte Teilnehmer können sich zwar erneut anmelden, dies ist aber durchaus ein wenig umständlich. Es empfiehlt sich daher, wenn du häufiger längere Video Konferenzen machst, über einen Zahl-Account nachzudenken.
Fazit: Videokonferenzen werden bleiben
Seit 2020 gehört die Videokonferenz zu unserem beruflichen und zu unserem privaten Leben dazu. Die Online Weinprobe oder sogar das virtuelle Fitnessmeeting lässt isch so realisieren. Und das ist besser als sich gar nicht zu sehen. Die virtuellen Konferenzen werden sicher nicht den persönlichen Austausch komplett ersetzen. Aber sie sind eine Berreicherung. Der Zugang und Bedienung sind (inzwischen) einfach, den Anwendern fällt es bei der Nutzung überweigend leicht, im Videomeeting zu agieren.
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