Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen gilt, dass viele Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, noch selbst und das oft in klassischer Papierform durchgeführt werden. Dabei birgt die Digitalisierung immense Möglichkeiten, um beispielsweise Ihren administrativen Aufwand komplett digital abzubilden. Das Zauberwort heißt „papierloses Büro“ – wir haben für Sie die wichtigsten Tipps zusammengestellt!
Was bedeutet papierloses Büro?
Im Gegensatz zu papierbasierten Prozessen bietet das papierlose Büro ein hohes Potenzial zur Einsparung wertvoller Ressourcen. Dank eines Dokumentenmanagementsystems werden Papierbündel in digitale Dokumente umgewandelt. Alle Unannehmlichkeiten der papierbasierten Verwaltungsarbeit im Büroalltag können aus dem papierlosen Büro eliminiert werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Sie arbeiten nachhaltiger durch das ressourcenschonende (papierlose) Büro.
- Sie sparen Platz und finanzielle Aufwendungen für Druckkosten, Lagermöglichkeiten und Co.
- Das Beste: Dank der Digitalisierung können Sie von überall zeit- und standortunabhängig arbeiten bzw. zugreifen.
So gelingt das papierlose Büro!
Sie möchten digitaler arbeiten – damit haben Sie den ersten Schritt getan und einen Entschluss in Richtung papierloses Büro gefasst. Als Erstes sollten Sie sich alle Vorgänge notieren, die in Papierform erfolgen und diejenigen markieren, die digitalisiert werden sollen. Wenn der Ist- und der Soll-Zustand klar sind, sollten Sie folgende Schritte umsetzen:
- Suchen Sie sich eine geeignete Cloud-Lösung aus dem breiten Angebot. Achtung: Wichtig ist hier auch das Thema Datenschutzkonformität!
- Bauen Sie eine klare Ordnerstruktur in Ihrem Dokumentenmanagement-System auf.
- Schaffen Sie sich die nötige Hardware an, zum Beispiel einen Dokumentenscanner.
- Zu guter Letzt führen Sie das kollaborative, also das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ein. Hier ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre Belegschaft „mitnehmen“ und diese auch genau wissen, was zu tun ist.
Das beste Beispiel für so eine Umstellung ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Eine kleine Warnung noch zum Abschluss. Nicht alle Tätigkeiten gehören immer ins papierlose Büro verschoben. Alles kann theoretisch digitalisiert werden – von Arbeitsverträgen bis Datenschutz oder Einkauf. Es kommt stets darauf an, was für Sie, Ihr Unternehmen bzw. Ihr Kerngeschäft Sinn macht. Stellen Sie sich einfach folgende Frage vor jeder Digitalisierungsentscheidung: Wird diese Änderung unsere Arbeit entlasten oder belasten? Der Kosten-Nutzen-Faktor sollte hier also stets im Vordergrund stehen. Jetzt sind Sie gut aufgestellt für Ihre eigene Digitalisierungsreise!
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